Резултат
В рамките на първите месеци компанията постигна:
- 35% по-бърза обработка на стандартните фактури
- около 40% по-малко ръчна работа при проверка и въвеждане
- значително по-малко грешки при прехвърляне на данни
- по-бързо насочване на проблемните случаи към правилния човек
- по-добра видимост за блокирани фактури и забавени одобрения
Бизнес ефект
При 1,200 фактури на месец дори умерено намаление на ръчната работа освобождава реален административен капацитет. Той може да отиде за контрол на доставчици, преглед на разходи и управление на отклонения - вместо за механичен препис на данни.
Ползата не е просто по-бързо осчетоводяване. Ползата е по-добре работеща връзка между снабдяване, склад и финанси.
Какво реално направи AIIA
AIIA не просто включи автоматизация.
Екипът проектира целия работен процес, дефинира правилата, изгради логиката за извличане и сверяване, свърза процеса с ERP системата и настрои ясни показатели за оперативно подобрение.
Крайният резултат не е автоматизация на отделна задача. Крайният резултат е процес от фактура до плащане, който тече по-бързо, по-точно и с по-малко триене.
Накратко
AIIA помогна на тази производствена компания да автоматизира обработката на фактури, поръчки и придружаващи документи, да намали ръчната работа и да ускори целия административен процес - без да подменя съществуващите системи.
Подробности
Автоматизация на документи в средно голяма производствена компания
Обобщение
Средно голяма производствена компания работеше с десетки доставчици и обработваше множество входящи фактури, заявки за доставка и складови документи всеки месец, но голяма част от процеса беше ръчен. Данни се прехвърляха между имейли, PDF файлове, ERP система и Excel. Това забавяше одобренията, пораждаше грешки, натоварваше финансовия и снабдителния екип и водеше до ненужни забавяния.
AIIA проектира и внедри слой за автоматизация, който поема входящите фактури, сверяването с поръчки и доставки, насочването на проблемни случаи и записването в ERP системата. Резултатът - по-бърз, по-точен и значително по-малко ръчен процес от фактура до плащане.
Клиент
- Средно голяма производствена компания
- 320 служители
- 2 производствени бази
- 18 души във финанси, снабдяване и административна логистика
- Около 1,200 входящи фактури на месец
- Утвърдена ERP система с процеси за снабдяване, склад и плащания
Предизвикателство
Компанията имаше стабилна оперативна основа, но администрацията около доставки и плащания не работеше достатъчно гладко.
Фактурите пристигаха в различни формати. Част от тях трябваше да се сверяват с предварително създадени поръчки и с данните за реално приети доставки. При разминаване служителите ровеха по имейли, в ERP системата, в сканирани документи и в отделни таблици. Одобренията се бавеха. Част от фактурите се връщаха за корекция прекалено късно. Финансовият екип прекарваше прекомерно много време в ръчно въвеждане и проверка вместо в контрол и управление на по-сложните случаи.
Компанията не търсеше просто инструмент за разчитане на документи. Търсеше по-добре работещ процес с по-малко ръчна работа и по-малко забавяния.
Решение
AIIA внедри слой за автоматизация, изграден около реалния процес от получаване на документ до осчетоводяване и плащане.
Решението включваше три основни части:
Автоматично извличане на данни от фактури и придружаващи документи Системата поемаше входящите документи от имейл и споделени папки, извличаше основните полета и подготвяше данните за проверка и запис. Особено важно, защото документите идваха в различни формати и с различно качество.
Сверяване и автоматично насочване на проблемни случаи Системата сравняваше данните от фактурата с поръчката и с информацията за приетата доставка. При съвпадение - документът вървеше автоматично напред. При разминаване - случаят отиваше към правилния човек с ясен контекст за проблема.
Автоматично записване в ERP и проследимост След потвърждение данните се записваха в ERP системата, статусът се обновяваше и оставаше ясна следа какво е обработено, кога и от кого. Ръчната работа се премести от масова обработка към контрол и решаване на отклонения.
Защо този подход проработи
Целта не беше да се ускори една административна задача.
AIIA тръгна от целия оперативен процес между снабдяване, склад и финанси. Така автоматизацията се приложи не само при въвеждането на данни, а и при най-бавните точки:
- получаване на документ
- сверяване
- одобрение
- обработка на несъответствия
- записване в системата
Ефектът не е само в една стъпка - а по цялата верига от фактура до плащане.
Изпълнение
AIIA реализира проекта в пет стъпки:
-
Анализ на текущия процес Картографиране на входящите документи, стъпките по одобрение, логиката на сверяване, ръчните дейности и най-честите причини за забавяне.
-
Правила за автоматизация Определяне кои документи могат да минават автоматично, кои изискват човешка проверка и как се управляват проблемните случаи.
-
Входящ поток и извличане на данни Настройване на автоматични входни точки за фактури и придружаващи документи, логика за извличане и контрол на качеството.
-
Сверяване и запис в ERP Процес за сравнение с данните по поръчка и доставка, автоматично записване и проследяване на статуса в ERP системата.
-
Настройка по ключови показатели След пускане в реална среда - наблюдение на времето за обработка, дела на проблемните случаи, грешките и натоварването на екипа.
Изходна ситуация
Преди внедряването:
- компанията обработваше средно 1,200 входящи фактури на месец
- около 60% от фактурите изискваха ръчно въвеждане или проверка в повече от една система
- средното време за обработка на стандартна фактура беше 8 до 10 минути
- около 10% от фактурите спираха заради липсваща поръчка, разминаване с данните за доставката или непълен документ
- екипите по финанси и снабдяване губеха над 160 часа месечно в копиране на данни, сверяване и търсене на информация по имейл
- забавянията при одобрение се отразяваха на плащанията към доставчици и създаваха триене между отделите